广州华丽箱包有限公司（化名）是一家生产高档时装包的公司，在上海设有全国经销总部，因此，在上海招用的员工主要是工作时间较为灵活的业务人员。小纪是上海总部于2004年3月聘用的业务员，公司与他一年一签劳动合同，工资每月1600元。

 

    2006年3月，小纪的第二份合同到期了，公司审核业绩后决定不再与其续约，于是在到期前一周书面通知小纪要求办理相关交接手续。接到离职通知的小纪对公司不续约的行为表示不能接受。

 

    在交接工作的过程中，小纪向公司提出，因公司许多工作无法完成，他几乎在每周六都要到公司上班一段时间，他认为这属于加班行为，公司应当支付加班工资。

 

    公司人事部门接到小纪申请后认为公司加班以加班申请单为准，而周六他到公司工作并非由公司安排或者经公司审批同意，不应看作是加班。但考虑到小纪确有周六到公司上班的事实，也为避免离职员工对公司的不满，公司与小纪协商，同意给予小纪一定的补贴，并在小纪离职结算单上写明补发1500元的双休日加班工资。

 

    华丽公司以为单位这么做小纪应当满意地离职，但离职后的小纪仍然认为单位还是没有与自己结清加班工资和奖金，随后还将公司告上了劳动争议仲裁庭，要求单位支付加班工资5000多元。仲裁庭上，小纪对公司出示的加班审批制度表示并不知晓。单位又出示了小纪经审批同意的加班申请表。劳动争议仲裁委员会审理后，经调解不成，裁决对小纪的请求不予支持。

 

    小纪又将公司告上法庭，法院审理后，最终维持了仲裁的裁决。

 

    法律评析：

 

    本案主要涉及用人单位制订的加班申请制度对员工是否有效，及用人单位如何利用与离职员工结算工资清单避免法律纠纷的相关事宜。上述情况，用人单位经常遇到，并且在法律上要承担举证责任，我们从以下两方面分析本案中企业制订好相关规定和完善企业用工制度的必要性，希望对企业和劳动者都有所借鉴。

 

    一、规范加班制度有效避免纷争

 

    现在很多单位确实普遍存在员工经常加班的情况，除了单位的原因外，也存在一些员工将本来能够在正常工作时间完成的工作任务拖延到下班以后完成的情况。在很多企业，为了提高员工的工作效率，也为了规范加班管理，都规定要先审查所要加班的工作内容是否在规定的工作时间内是无法完成的，确实无法完成的才准许加班，这种制度就是加班审批制度。按照法律规定，“用人单位根据实际需要安排劳动者在法定标准工作时间以外工作”，用人单位须支付加班工资。在有加班审批制度的单位，一般未在规定时间内进行审批的加班，尽管员工实际“加班”了，但企业一般不予认可，当然也不予发放加班工资。

 

    加班审批制度是单位用工制度的重要组成部分，企业可以将加班审批制度约定在劳动合同中，也可以根据自身的情况将加班审批制度规定在《员工手册》或者企业的规章制度中。如果企业将加班审批制度约定在《员工手册中》或者规定在规章制度中，则必须要将《员工手册》发放到员工手中或者将规章制度予以公示，并注意保留证据，否则可能会对企业带来很多不必要的麻烦。因为根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》的规定第十九条，企业的规章制度只有内容不违法，经民主程序制订并向劳动者公示了才可以作为审案的依据。本案中华丽公司制订了加班审批制度并作为《员工手册》的重要内容发放到了员工手中，但是华丽公司在发放的时候没有要求员工签收，因此，庭审中小纪以此为由要求认定单位的加班审批制度无效，华丽公司提供了小纪自己填写的加班审批表，这才证实了小纪知道并应当知道公司加班审批制度的事实。在这里我们要提醒用人单位，为了制度的良好执行、并避免发生争端，要注意保存用工制度公示的书面资料。

 

    二、离职结算不可忽视

 

    在本案的审理过程中还涉及到一个离职结算单的签订问题。很多企业在员工离职后，都要员工签订一份离职结算单，以保护自身的权益，但是只有一份措辞严谨、内容规范的结算单才能够起到这个作用。本案中，华丽公司也与当事人签订了离职结算单，但是仍然不能够避免被员工告上法庭，究其原因就是因为结算单的内容不够严谨，并未表明职工在职期间的加班工资所有费用均已结清，因此，导致员工再向公司追诉。离职结算单是双方劳动关系结束后双方权利义务的总结，因此企业除了按照规定与离职员工结清各类账目外，还应在结算单中根据实际情况明确双方在劳动关系期间的各方面权利义务的结清情况并以协议方式交员工签字确认，这样可以避免日后发生劳动争议。